Kassenführung ab 01. Januar 2017

Allgemeines
Barkassen sind ein ständiges Streitthema bei Betriebsprüfungen, welches bei fehlerhaften oder unvollständigen Aufzeichnungen und Dokumentationen oftmals zu Hinzuschätzungen führen kann. Eine gesetzliche Regelung, wie diese Aufzeichnungen und Dokumentationen zu führen sind, gibt es nicht.

Daher hat das Bundesministerium für Finanzen am 26.11.2010 ein BMF-Schreiben erlassen, welches die Beurteilung als ordnungsgemäße Kassenführung aus Finanzamtssicht regelt. Diese Bedingungen sind folgende:
1. Einzelaufzeichnung aller Kassengeschäftsvorfälle
2. Unveränderbarkeit der Kassenaufzeichnungen
3. Vollständigkeit der Aufzeichnungen
4. Verdichtungen sind nur zulässig, wenn die zugehörigen Einzelaufzeichnungen vorliegen
5. Elektronische Aufbewahrung der Journale, Programmier- und Stammdaten, Änderungsprotokolle, sonstige Auswertungsdaten
6. Vorhaltung der Speicherung und Auswertung ALLER Daten auf einem externen Speicher, falls der interne Speicher einer Kasse zu klein ist.
7. Jede Kasse muss gesondert geführt und aufbewahrt werden
8. Handbücher und Programmierbeschreibungen müssen für jeden Revisionsstand aufbewahrt werden.
9. Bei EC Zahlungen über die Kasse muss ein Abgleich zwischen baren und unbaren Geschäften möglich sein
10. Ein reiner Ausdruck der Daten reicht NICHT aus!
11. Alle Daten müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
12. Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen, die entsprechenden Preise mit Historie müssen dokumentiert werden und einsehbar sein
13. Dokumentation der Einsatzorte und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)

Unveränderbar bedeutet in diesem Zusammenhang eine revisionssichere Speicherung. Eine einfache Excel Datei als Kassenbuch ist somit nicht ausreichend.
Darüber hinaus bleibt es natürlich auch bei den bisherigen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der täglichen Abrechnungsbelege, wie z.B. den Z-Bons.
Prinzipiell hat der Unternehmer die Verpflichtung der Einzelaufzeichnung seiner Einnahmen. Verkauft er jedoch Waren von geringem Wert an eine Vielzahl zumeist unbekannter Personen und kann daher die Aufzeichnungen nicht einzeln führen, muss er grundsätzlich die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege aufbewahren aus denen sich die Einzelaufzeichnung ergibt (BFH, 11.05.2000 – I B 7/00).
Die Ordnungsmäßigkeit einer Computerkasse setzt insbesondere auch voraus, dass das System alle für das Geschäftsergebnis relevanten Kassenfunktionen, also auch Stornierungen, Retouren usw. lückenlos dokumentiert.

Kassen ab 2017 ersetzen oder aktualisieren!
Die Finanzverwaltung schreibt ab dem 01.01.2017 Kassensysteme vor, die unter anderem Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern. Wer ein solches Kassensystem in seinem Betrieb im Einsatz hat und dieses auch 2017 nutzen möchte, muss dafür sorgen, dass alle vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt werden. Er muss seine alten Kassen also aufrüsten oder – wenn das nicht mehr möglich ist – neue anschaffen. Eine elektronische Registrierkasse muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Das bedeutet, die Finanzverwaltung muss jederzeit die Möglichkeit haben, tagesaktuelle Daten aus den Kassensystemen abgreifen zu können.
Ansonsten drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder aber der Prüfer verwirft und schätzt die Buchführung, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.
Unter den weitläufigen Begriff der Registrierkassen fallen auch die Geräte die für die Grundaufzeichnungen verantwortlich sind, wie z.B. Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter oder Wegstrecken-zähler.

Elektronische Registrierkasse oder offene Ladenkasse? Jedes System birgt Gefahren und Fallen
Es wird aber auch ab 2017 (noch) keine Pflicht geben überhaupt eine elektronische Kasse einsetzen zu müssen. Das bedeutet, dass auch weiterhin die offene Ladenkasse geführt werden kann. Man muss jedoch beachten, dass diese offene Ladenkasse auch höhere Anforderungen an die tägliche manuelle Dokumentation stellt.

Bei der Führung einer offenen Ladenkasse muss ein täglicher Kassenbericht (Anlage 1) mit zusätzlichem Zählprotokoll (Anlage 2) erstellt werden, das ermöglicht die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Diese Vorgehensweise ist für jeden Tag zu dokumentieren. Ein händisches Kassenbuch ersetzt nicht den hier dargestellten Kassenbericht, auch wenn entsprechende Spalten in dem Kassenbuch vorgesehen sind. Es muss zusätzlich geführt werden.

In einem Zählprotokoll ist der Kassenbestand täglich getrennt nach den einzelnen Stückelungen zu ermitteln und zu dokumentieren. Sie sind als Urkunden zu unterschreiben und zusammen mit allen anderen Belegen wie dem Kassenbericht und den Grundaufzeichnungen auch zehn Jahre lang aufzubewahren.

Anforderungen an Registrierkassen ab 2020!
Im Juli 2016 wurden weitere Maßnahmen zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Ab dem 01. Januar 2020 müssen elektronische Registrierkassen zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Somit wird auch die Übertragung bzw. die Kommunikation mit der Finanzverwaltung sichergestellt. Eine generelle Registrierkassenpflicht wird es aber auch nach dem neuen Gesetzesentwurf nicht geben.
Ergänzend hierzu soll eine sogenannte Kassennachschau gesetzlich eingeführt werden. Dieses Verfahren ist als eigenständiges Verfahren vorgesehen um die Aufzeichnungen von Registrierkassen jederzeit überprüfen zu können. Bei Verstößen gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtungen sollen Geldbußen bis 25.000,00 Euro verhängt werden können.

Praktische Hinweise zur Kassenführung
• Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zu Grunde liegen (Belegzwang). Ggf. ist ein Eigenbeleg anzufertigen, der förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstellt wird (z. B. für Trinkgelder, Entnahmen usw.).
• Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Im Kassenbuch ist die entsprechende Belegnummer anzugeben. Praktischerweise kann die Nummerierung jährlich neu bei „1“ beginnen.
• Die Verwendung eines Bleistifts bei der Anfertigung der Aufzeichnungen ist ein schwerer formeller Mangel.
• Nachträgliche Änderungen, (z. B. durch Überschreiben, Radieren, „Weiss-machen“ etc.) sind ebenfalls formelle Mängel.
• Die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung führt aufgrund der fehlenden Kassensturzfähigkeit zu formellen Mängeln.
• Der Soll-Bestand muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Deshalb ist der Bestand durch tägliches Zählen zu prüfen. Dabei auftretende etwaige Differenzen, die in der Praxis nicht ungewöhnlich sind, sind im Kassenbuch auszuweisen.
• Kassenfehlbeträge (negative Kassenbestände) sind nicht möglich!
• Jede Bareinnahme und Barausgabe ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
o Ausnahme: Werden Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel einzeln aufzuzeichnen.
o In diesen Fällen genügt es, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird, wobei sich aus anderen Belegen, z. B. Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbons, Kassenzettel etc., ergeben muss, wie sich die Summe zusammensetzt. Die eben genannten Belege sind den Kassenaufzeichnungen beizufügen und mit aufzubewahren.
o Diese Ausnahme gilt z. B. nicht für Bareinnahmen
 im Hotel- und Beherbergungsgewerbe,
 von Autoreparaturwerkstätten,
 in Restaurants und Gaststätten für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Tagungen etc.,
 von Freiberuflern und Handwerkern, da die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt sind,
 aus einzelnen Taxifahrten.
o Diese Ausnahme gilt nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Diese sind immer einzeln aufzuzeichnen.
• Wird Geld aus der Kasse entnommen, um es auf dem Bankkonto einzuzahlen, ist dieser Vorgang als Auszahlung im Kassenbuch einzutragen.
• Wird Geld vom Bankkonto in die Kasse eingelegt, so ist dieser Vorgang im Kassenbuch als Einlage zu erfassen.
• Privateinlagen und -entnahmen sind ebenfalls täglich im Kassenbuch zu vermerken.
• Werden betriebliche Aufwendungen privat verauslagt und später aus der Kasse erstattet, ist die Erstattung mit dem Datum der Auszahlung aus der Kasse im Kassenbuch einzutragen; nicht mit dem Belegdatum.
• Bei Schecks, Wechsel, EC- und Kreditkarteneinnahmen handelt es sich nicht um Bargeld. Des-halb dürfen diese unbaren Vorgänge nicht im Kassenbuch erfasst werden.
• Auch wenn die Kasse elektronisch geführt wird, sind sämtliche Ursprungsbelege aufzubewahren.